Трудовой договор в Казахстане нужно заключить до допуска сотрудника к работе. Для работодателя проверка не заканчивается подписью: надо определить трудовую функцию, оплату и график, оформить приём актом работодателя и вовремя передать сведения в ЕСУТД. Бесплатный «пробный выход» не заменяет оформление трудовых отношений.
Этот гайд — для ИП и ТОО, принимающих совершеннолетнего сотрудника на обычную работу в Казахстане, в том числе для компаний с российскими участниками. Найм руководителя, несовершеннолетних, работа во вредных условиях и специальные отраслевые режимы требуют дополнительных проверок. Нормы сверены 21 сентября 2026 года. Чек-лист помогает проверить договор и последовательность действий, но не является универсальным шаблоном для любой должности.
Сначала определите: трудовой договор или ГПХ
Название документа не решает вопрос. Статья 27 Трудового кодекса относит к отличительным признакам трудового договора наличие одного из следующих условий: работа по определённой квалификации, специальности, профессии или должности; личное исполнение с подчинением трудовому распорядку; получение заработной платы за труд.
Если человек ежедневно выполняет функцию сотрудника по установленному графику и подчиняется внутренним правилам, нельзя считать вопрос закрытым только потому, что документ назван «договором услуг». Для самостоятельного подрядчика или исполнителя сначала проверяют фактическую модель отношений. ГПХ — не универсальный способ отказаться от трудовых гарантий.
Например, постоянная работа администратора магазина по сменам требует анализа трудовых отношений. Разовый заказ самостоятельному исполнителю на конкретную задачу оценивается отдельно. Условия гражданско-правовой услуги разобраны в гайде о договоре оказания услуг; он не заменяет проверку на признаки трудового договора.
Какие документы запросить у сотрудника
Статья 32 Трудового кодекса определяет документы для заключения договора и запрещает требовать не предусмотренные ею документы, кроме случаев, установленных нормативными правовыми актами. Поэтому список зависит от человека и работы, а не от привычки кадрового отдела.
Для обычного найма гражданина Казахстана проверьте:
- удостоверение личности или паспорт гражданина Казахстана;
- документ об образовании, специальных знаниях или подготовке, если работа требует соответствующих знаний, умений и навыков;
- документ, подтверждающий трудовую деятельность, если у человека есть трудовой стаж; перечень допустимых подтверждений предусмотрен статьёй 35 и не ограничивается трудовой книжкой;
- предварительное медицинское освидетельствование, если для этой работы оно обязательно.
Для совместительства у другого работодателя, работы с несовершеннолетними и некоторых должностей есть дополнительные требования. Документ о признании профессиональной квалификации в применимых случаях проверяется по подпункту 3-1 пункта 1 статьи 32. Не превращайте этот перечень в требование «диплом, медсправка и справка о несудимости для всех».
Для иностранца сначала уточните гражданство и статус проживания. ВНЖ указан в статье 32 для постоянно проживающих иностранцев; из этого нельзя делать вывод, что каждый временно пребывающий россиянин обязан сначала получить ВНЖ. Его документы и право работать проверяются по применимому миграционному и международному регулированию. Маршрут РВП разобран отдельно в гайде для граждан РФ.
Что должно быть в трудовом договоре
Сверяйте проект со статьёй 28, а не только с образцом из интернета. Если договор подписывает представитель работодателя, до подписания проверьте его полномочия.
| Блок договора | Что проверить работодателю |
|---|---|
| Стороны | Полные реквизиты работодателя и работника, идентификационные данные, ИИН/БИН и адреса в применимом составе статьи 28 |
| Работа | Специальность, профессия, квалификация или должность; обязанности должны соответствовать реально поручаемой функции |
| Место | Место выполнения работы; для дистанционной работы действует исключение, но не для комбинированной дистанционной |
| Срок и начало | Срок договора отдельно от даты начала работы; основание выбранной срочной модели |
| График и отдых | Рабочие дни или смены, продолжительность работы, время отдыха и условия отпуска |
| Оплата | Размер и условия оплаты, дата выплаты, понятное разграничение оклада и переменных выплат |
| Особые условия | Характеристика тяжёлых, вредных или опасных условий, гарантии и льготы, когда это применимо |
| Права и ответственность | Права и обязанности обеих сторон, ответственность, порядок изменения и прекращения договора |
| Оформление | Дата заключения и порядковый номер договора |
Для работника с инвалидностью договор должен содержать условия оборудования рабочего места с учётом его индивидуальных возможностей. Дополнительные условия допускаются, если они не противоречат законодательству.
Нормальная продолжительность рабочего времени по статье 68 — не более 40 часов в неделю; для отдельных работников установлены специальные правила. Основной оплачиваемый ежегодный отпуск по статье 88 составляет 24 календарных дня, если более продолжительный отпуск не предусмотрен применимыми нормами и документами. Копировать российские условия отдыха без проверки казахстанского законодательства не стоит.
Как выбрать срок договора и испытание
По статье 30 договор может быть бессрочным. Общее правило для определённого срока — не менее одного года, но оно имеет исключения: в частности, выполнение определённой работы, замещение отсутствующего сотрудника и сезонная работа. Для субъектов малого предпринимательства пункт 2 статьи 30 разрешает срочные договоры без ограничения, предусмотренного подпунктом 2 пункта 1 этой статьи. Сначала подтвердите статус работодателя, затем выбирайте срок; правило «любое ТОО может взять на три месяца» неверно.
Испытание не нужно подменять коротким сроком договора. Оно устанавливается в самом трудовом договоре и начинается с указанной в нём даты начала работы. По статье 36 обычный предел — три месяца. До шести месяцев он может быть увеличен только для перечисленных в статье должностей: руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов и представительств.
На время фактического отсутствия сотрудника испытание приостанавливается. При отрицательном результате статья 37 предусматривает уведомление с причинами расторжения; фразы «не подошёл» без подтверждения причин недостаточно для надёжной позиции работодателя. Если испытание истекло и уведомления о расторжении не было, работник считается его прошедшим. Испытание не является периодом бесплатной работы.
Как оформить подписи, приём и оплату
По статье 33 бумажный договор заключается не менее чем в двух экземплярах и подписывается сторонами: по экземпляру для работника и работодателя. Допустима форма электронного документа, удостоверенного ЭЦП. Не приравнивайте любой файл в мессенджере или фотографию подписи к такому электронному документу.
Допуск к работе — после заключения договора. Приём оформляется актом работодателя на основании договора по статье 34. Если из-за работодателя договор отсутствует или оформлен ненадлежащим образом, трудовые отношения по статье 33 считаются возникшими со дня фактического начала работы; отсутствие бумаги не обнуляет обязанности работодателя.
Заработная плата по статье 113 устанавливается и выплачивается в тенге не реже одного раза в месяц, не позже первой декады следующего месяца. Дату выплаты закрепляют в трудовом или коллективном договоре. Если она совпала с выходным или праздником, выплачивают накануне. До подписания объясните сотруднику, какая сумма указана: начисленная или после обязательных удержаний; расчёт налогов и взносов поручите специалисту с учётом статуса работника.
Когда передавать сведения в ЕСУТД
ЕСУТД — единая система учёта трудовых договоров. Передача сведений в неё и подписание договора — разные действия: запись в системе не заменяет договор и не даёт права откладывать его оформление до конца срока подачи сведений.
Сроки установлены Правилами, утверждёнными приказом Министра труда и социальной защиты населения РК от 3 сентября 2020 года № 353. Не смешивайте рабочие и календарные дни.
| Событие | Срок и точка отсчёта |
|---|---|
| Новый трудовой договор | Не позднее 5 рабочих дней со дня подписания обеими сторонами — пункт 7 |
| Изменения и дополнения | Не позднее 15 календарных дней со дня подписания обеими сторонами — пункт 8 |
| Прекращение договора | Не позднее 3 рабочих дней со дня прекращения — пункт 12 |
| Продление по подпункту 2 пункта 1 статьи 30 ТК | В течение 15 рабочих дней со дня продления — пункт 13-1 |
Работодатель передаёт сведения через предусмотренные Правилами цифровые каналы, в том числе портал «Электронная биржа труда». Внутри компании назначьте ответственного, поставьте срок в календарь и проверьте результат отправки. Пункт 5 предусматривает представление сведений работодателем либо руководителем кадровой службы, которому обязанность поручена актом работодателя. Наличие бухгалтера на аутсорсинге само по себе не подтверждает, что задача выполнена.
В систему передают установленный набор сведений, а не произвольную заметку о приёме: в частности, реквизиты сторон, трудовую функцию, место выполнения работы, срок, дату начала, дату и номер договора. Правила предусматривают также дополнительные сведения, включая режим рабочего времени и отдыха. Актуальный состав и специальные ситуации проверяйте по пунктам 3 и 6 Правил.
Порядок действий до первого рабочего дня
- Определите должность, реальные обязанности, режим работы и бюджет на оплату труда.
- Проверьте документы сотрудника и специальные ограничения для этой работы; для иностранца отдельно проверьте законность пребывания и работы.
- Согласуйте срок, дату начала, оплату, график, отдых и испытание, если оно нужно.
- Подпишите договор и обеспечьте работнику его экземпляр; оформите акт о приёме.
- Выполните применимые обязанности по ознакомлению с документами работодателя, охране труда и подготовке рабочего места.
- Передайте сведения в ЕСУТД в установленный срок и сохраните подтверждение результата.
Не ставьте фиктивную дату подписания, если человек уже начал работать. Установите фактическую хронологию, сохраните документы и исправляйте оформление с учётом уже возникших отношений. Пропущенный срок передачи в ЕСУТД требует отдельной проверки порядка исправления, а не создания второй записи наугад.
Что проверить российскому владельцу ТОО
Российское гражданство участника не превращает казахстанское ТОО в российского работодателя. Для обычной работы в Казахстане не переносите автоматически российский шаблон, кадровые процедуры и сроки. При найме гражданина РФ отдельно решаются трудовое оформление и миграционные обязанности: ни один из этих блоков не заменяет другой.
Если сотрудник постоянно работает из другой страны, необходим отдельный анализ применимого права, налогов, выплат и дистанционной модели. Этот гайд не описывает найм казахстанского гражданина российским работодателем для работы в России.
Источники и проверка договора
Основные источники: Трудовой кодекс Республики Казахстан — статьи 23, 27–28, 30, 32–37, 68, 88 и 113; Правила представления и получения сведений о трудовом договоре в ЕСУТД, приказ № 353 — пункты 3–8, 12 и 13-1.
Для проверки проекта откройте «Сопровождение бизнеса» или напишите в KLC. Укажите статус работодателя, должность, гражданство и статус проживания сотрудника, место работы и планируемую дату выхода. Подготовьте проект договора и описание реальных обязанностей. Объём юридической помощи, стоимость и сроки согласуются до начала работы.